Rasmiy hujjatlar, O'zbekiston Respublikasi qonunchiligiga ko'ra, kamida 2 nusxada tayyorlanishi va tegishli mansabdor shaxslar tomonidan imzolanishi shart. Hujjatning yuridik kuchga ega bo'lishi uchun muhr bilan tasdiqlanishi ham zarur. Rasmiy hujjatlarni saqlash muddati hujjatning turi va ahamiyatiga qarab farq qiladi. Ba'zi hujjatlar 5 yil, boshqalari esa 75 yilgacha saqlanishi mumkin. Ularning arxivlash tizimiga kiritilishi majburiy hisoblanadi.